Reglamento del canal de denuncias

Aprobado por Junta de Gobierno de 22 de enero de 2024

Introducción

La Comunidad de Regantes de Villena en su fiel compromiso con el cumplimiento normativo, habilita a todos los usuarios un Canal de Denuncias, con la finalidad de prevenir y detectar cualquier conducta irregular, ilícita o delictiva. El Canal de Denuncias, además de servir para descubrir e investigar posibles irregularidades, es una herramienta imprescindible para posibilitar la mejora continua de los protocolos y políticas de prevención, normas transparencia y demás normativa interna.

Articulado

Artículo 1. Finalidad del Reglamento del Canal de Denuncias de Comunidad de Regantes de Villena

1. El presente Reglamento tiene por objeto regular y dotar de contenido el Canal de Denuncias, estableciendo el procedimiento de comunicación de cualquier comportamiento irregular, ilícito o delictivo producido en el seno de la Comunidad de Regantes, así como prever y proteger los derechos y garantías de todos los sujetos intervinientes en el proceso de denuncia y posterior investigación.
2. Todas las Personas que pertenecen a la Comunidad de Regantes tienen el derecho y la obligación de informar sobre comportamientos individuales, colectivos o actividades que ocurran en el contexto de sus actividades en la Comunidad de Regantes, con independencia de si tales comportamientos han sido ordenados o solicitados por un superior.

Artículo 2. Ámbito de aplicación

1. Este reglamento es de obligado cumplimiento y de aplicación a la Comunidad de Regantes. Las Personas que pertenecen a la Comunidad de Regantes deberán cumplir con su contenido, independientemente de la posición y de la función que desempeñan.
2. El alcance del presente reglamento abarca las Denuncias y/o consultas relacionadas con las denuncias interpuestas a través del canal de denuncias por cualquier Persona que pertenezca a la Comunidad de Regantes, Persona o entidad con la que se mantiene una relación comercial y/o colaboración de mutuo acuerdo y Tercero.
3. Los diferentes canales que se pueden emplear a tales efectos, van desde el simple reporte al superior jerárquico o la comunicación verbal o escrita (por email, por ejemplo) dirigida al Sr. Secretario de la Comunidad de Regantes.

Artículo 3 . Roles y responsabilidades

1. Responsable encargado de la Gestión del Canal de denuncias.
   •  Recepción de todas las Denuncias y/o consultas relacionadas con las denuncias recibidas mediante el canal de denuncias regulado en el presente reglamento mediante el Canal de Denuncias.
   • Análisis preliminar sobre los hechos denunciados y el material probatorio adjunto.
   • Calificación jurídica de los hechos denunciados.
   • Investigación si procede y recomendaciones dirigidas a la Junta de Gobierno sobre el debido proceder para cada una de las denuncias recibidas.
   • Recomendaciones dirigidas a la Junta de Gobierno .
   • Comunicación a la Junta Directiva los Incumplimientos de la Normativa aplicable a Comunidad de Regantes de Villena de los que tenga conocimiento que puedan generar responsabilidad penal para la Comunidad de Regantes.
   • Orden de las medidas disciplinarias que sean legítimas y proporcionadas a los hechos denunciados, y en caso de afectar a empleados, informará al área correspondiente para su adecuada ejecución dentro del marco legal aplicable.
   • Recurso a un asesor externo cuando lo considere necesario.

2. Junta Directiva

• • Aprobar formalmente el presente reglamento, así como las modificaciones o actualizaciones que se precisen para mantener su vigencia y eficacia.
  • La Junta Directiva es la responsable de adoptar las decisiones pertinentes respecto de las Denuncias sobre hechos que puedan generar responsabilidad penal para Comunidad de Regantes de Villena, una vez haya recibido el Informe y conclusiones elaborado por el Responsable.
  • La Junta Directiva informará al responsable de las acciones acordadas o ratificadas, a fin de que las mismas sean debidamente documentadas y registradas.
    

Artículo 4. Denuncia y consulta relacionada con la denuncia

Tendrá la consideración de denuncia la puesta en conocimiento por parte de la persona denunciante de uno o varios hechos contrarios al Código de Conducta de la Comunidad de Regantes, o delictivos.

Tendrá la consideración de consulta, cualquier petición de aclaración respecto de una denuncia ya interpuesta.

Las denuncias incluirán los datos identificativos de la persona o colectivo denunciado, una relación de los hechos que se estiman delictivos, y tantos medios probatorios tenga el denunciante a su disposición para la fundamentación de la denuncia.

Las denuncias anónimas sólo se tramitarán si en los hechos relatados puede, por lo menos, identificarse:

        a) Nombre y apellidos de los presuntos autores o conste alguna forma para poder identificarlos.

        b) El lugar de los hechos.

        c) Fecha de la presunta infracción.

Las disputas personales, así como los meros rumores que afecten a ámbitos estrictamente personales de las Personas que pertenecen a la Comunidad de Regantes no se tendrán en consideración y las Denuncias falsas o aquellas que una Persona Denunciante haga negligentemente, podrán dar lugar a la correspondiente responsabilidad.

Artículo 5. Comportamiento irregular, ilícito o delictivo.

1. Tendrá la consideración de comportamiento irregular aquellas conductas o actitudes contrarias a los valores éticos de la Comunidad de Regantes.
2. Tendrá la consideración de comportamiento delictivo cualquier conducta prevista como delito por el Código Penal Español, así como en el Derecho Internacional Penal, con independencia de realizarse en beneficio o en perjuicio de la Comunidad de Regantes de Villena.

Artículo 6. Denuncia de buena fe.

1. Tendrá la consideración de denuncia de buena fe aquella que, tramitada conforme al artículo 3 del presente Reglamento, y que ponga en conocimiento una serie de hechos o indicios de apariencia irregular, ilícita o delictiva, actuando el denunciante en la creencia racional de que los hechos o indicios relacionados son ciertos.
2. Se presumirá de buena fe toda denuncia tramitada conforme el artículo 3 del presente Reglamento.

Artículo 7. Denuncias de mala fe.

1. Tendrá la consideración de denuncia de mala fe aquella en que la persona denunciante sea consciente de la falsedad de los hechos narrados, o actúe con manifiesto desprecio a la verdad.
2. Los datos personales de los denunciantes de mala fe podrán ser revelados a la Comisión para la salvaguarda de los derechos fundamentales de la persona denunciada.
3. En caso de percibir la mala fe de una denuncia y se pretenda obtener los datos de identificación de la persona denunciante, la Comisión lo pondrá en conocimiento del gestor del Canal de Denuncias, justificando por escrito los motivos por los cuales quiere obtener dichos datos y el razonamiento a través del cual concluye la falsedad de la denuncia. Recibida la petición, el gestor del Canal de Denuncias dará un plazo razonable de alegaciones al denunciante.
4. Analizadas las alegaciones del denunciante, o finalizado el plazo establecido al efecto, el gestor del Canal de Denuncias resolverá lo que sea oportuno.

Artículo 8. Gestión de las denuncias y consultas.

1. Se podrá acceder al Canal de denuncias mediante el enlace facilitado e informado en la sede y en los temas medios informados por la Comunidad de Regantes..
2. La persona denunciante debe cubrir un formulario alojado en la pestaña a que se refiere el apartado anterior.  El citado formulario incorpora la posibilidad de incluir todos aquellos documentos que soporten la denuncia.
3. Una vez cumplimentado el formulario, éste es accesible al gestor del Canal de Denuncias de la Comunidad de Regantes de Villena, mediante la extranet habilitada al efecto, que tramitará el contenido de las denuncias y procederá a su investigación e información a la Junta directiva, salvo los datos de identificación del denunciante.
4. Cualquier Consulta y/o Denuncia que llegue al Canal de denuncias será gestionada por el gestor del Canal, que las pondrá en conocimiento de la Junta directiva. Cuando se trate de una Consulta, el gestor del canal de denuncias responderá a la mayor brevedad posible intentando dar respuesta a todos los extremos planteados, utilizando la vía de comunicación que se considere más oportuna.
5. En el caso de que se trate de una Denuncia, el gestor del canal le asignará un código único al formulario de denuncia que será incluido en el Registro de denuncias.
6. El gestor del canal analizará y clasificará los hechos contenidos en la denuncia de forma preliminar y en función de la gravedad de los mismos.
7. El gestor del canal remitirá periódicamente el Registro ordinario de denuncias a la Junta directiva de la Comunidad de Regantes de Villena, sin que consten los datos de identificación del denunciante conforme a este reglamento. Aquellos hechos que pudieran ser muy graves y delictivos serán objeto de una remisión extraordinaria.
8. Interpuesta una denuncia por el Canal de Denuncias, se enviará automáticamente al denunciante un correo confirmando la recepción de la denuncia.
9. Si la Denuncia es considerada no pertinente, improcedente o no relacionada con los fines del presente reglamento, se enviará a la Persona Denunciante una notificación mediante la cual se le indique la citada resolución.
10. Cuando la Denuncia sea considerada como pertinente, pero su contenido sea insuficiente, incompleto, o no proporcione el detalle necesario para que se pueda iniciar la instrucción del expediente, entonces se remitirá una notificación informando a la persona Denunciante de la aceptación de la Denuncia y solicitando la información adicional necesaria.

Artículo 9. Procedimiento tras la denuncia. El expediente y la investigación.

1. Recibido el Registro a que se refiere el artículo anterior, el Gestor del canal procederá a la apertura de un expediente por cada una de las denuncias, cuyo código será coincidente con el asignado inicialmente a la denuncia y será comunicado a la Junta directiva.
2. La Junta directiva adoptará una decisión respecto de cada expediente que podrá consistir en la apertura de una investigación o en el archivo el expediente, si la denuncia fuere totalmente infundada. En ambos casos constará en cada uno de los expedientes las razones que motivan la decisión adoptada.
3. La Junta directiva adoptará, en su caso, las medidas cautelares oportunas para que no persevere el daño proveniente de los hechos denunciados y para que no se pierdan los medios de prueba de los mismos.
4. La Junta directiva velará porque se respeten los derechos del denunciante, del denunciado y de las demás personas implicadas en la denuncia, y facilitará al Gestor del canal los medios para proceder a la investigación cuando esta sea oportuna.
5. El plazo para la tramitación del expediente y adopción de una decisión al respecto no podrá exceder de (3) meses a contar desde su apertura.
6. La investigación interna podrá ser realizada por personal propio, por el responsable del canal o por terceros contratados al efecto.

Artículo 10. Garantías del Canal de Denuncias

En lo relativo a las Comunicaciones de las Personas que pertenecen a la Comunidad de Regantes sobre actividades relacionadas con infracciones del Código de Conducta y/o Riesgos penales, la Comunidad de Regantes de Villena garantiza la ausencia de represalias, discriminaciones o sanciones por aquellas Comunicaciones realizadas de buena fe o por aquellas actuaciones tendentes a evitar participar en actuaciones delictivas.

Artículo 11. Derechos de la Persona Denunciante y Denunciada

1. Derechos de la Persona Denunciante

Atendiendo a lo establecido en la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, los derechos de la Persona Denunciante son los siguientes:

         a) Derecho a la confidencialidad: la Comisión de Código de conducta y cumplimiento y el gestor del canal que esté gestionando de manera externa la Denuncia, no revelará la identidad de la Persona Denunciante sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea un miembro autorizado en los términos descritos en este reglamento o en el Procedimiento de Investigación. Esto aplica igualmente a cualquier información que pueda permitir que se deduzca la identidad de la Persona Denunciante. No obstante, debe tenerse en cuenta que la identidad de la Persona Denunciante puede revelarse cuando esto constituya una obligación en el contexto de una investigación llevada a cabo por las autoridades nacionales o en el contexto de un proceso judicial. En este último caso no se requiere el consentimiento de la Persona Denunciante para revelar sus datos, sino únicamente un preaviso.

        b) Derecho de indemnidad: se debe garantizar la ausencia de cualquier forma de represalia contra la Persona Denunciante por el hecho de haber presentado una Denuncia, siempre que sea una Denuncia de buena fe, incluidas tanto las amenazas como las tentativas. A estos efectos, se consideran represalias:

• suspensión, despido, destitución o medidas equivalentes;
• degradación o denegación de ascensos;
• cambio de puesto de trabajo, cambio de ubicación del lugar de trabajo, reducción salarial o cambio del horario de trabajo;
• denegación de formación;
• evaluación o referencias negativas con respecto a sus resultados laborales;
• imposición de cualquier medida disciplinaria, amonestación u otra sanción, incluidas las sanciones pecuniarias;
• coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo;
• discriminación, o trato desfavorable o injusto;
• no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el denunciante tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido;
• no renovación o terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal;
• daños, incluidos a su reputación, en especial en los medios sociales, o pérdidas económicas, incluidas la pérdida de negocio y de ingresos;
• inclusión en listas negras sobre la base de un acuerdo sectorial, informal o formal, que pueda implicar que en el futuro la persona no vaya a encontrar empleo en dicho sector;
• terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios; o anulación de una licencia o permiso;
• referencias médicas o psiquiátricas.

2. Derechos de la Persona Denunciada

Atendiendo a lo establecido en la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, los derechos de la Persona Denunciada son los siguientes:

      a) Derecho a evitar daños a la reputación de la Persona Denunciada: los derechos de la persona afectada deben estar protegidos para evitar daños a la reputación u otras consecuencias negativas, preservando su derecho de presunción de inocencia durante todo el proceso de investigación.

     b) Derecho a la confidencialidad de la identidad de la Persona Denunciada.

     c) Derecho de defensa: se deben garantizar los derechos de defensa de la Persona Denunciada, incluido el derecho de acceso al expediente, el derecho a ser oído y el derecho a una tutela judicial efectiva contra una decisión que le concierna en el contexto de investigaciones o procesos judiciales ulteriores.

3. Derecho de acceso al expediente

En cuanto al derecho de acceso al expediente, cabe destacar que su ejercicio debe respetar el derecho a la confidencialidad de la Persona Denunciante, así como del resto de personas que han intervenido en el procedimiento de investigación, por ejemplo, en calidad de testigos. Por ello, deberá garantizarse que la Persona Denunciada no accede a los documentos, grabaciones u otros soportes en los que se identifique a personas físicas intervinientes en el proceso de investigación y/o a manifestaciones o relatos de hechos que éstas hayan realizado. Deberá garantizarse el acceso por parte de la Persona Denunciada a un resumen de los hechos investigados, a las diligencias practicadas (con las limitaciones antes indicadas), y a la resolución, incluyendo los motivos que la justifican.

Artículo. 12 Conocimiento y difusión del presente reglamento

1. El presente Reglamento se entrega y está a disposición de todos las Personas que pertenecen a la Comunidad de Regantes.
2. Asimismo, Comunidad de Regantes de Villena pondrá el presente Reglamento a disposición de sus Personas o entidades con las que se mantiene una relación comercial y/o colaboración de mutuo acuerdo y otros Terceros, a través del medio que se considere oportuno.

Artículo 13. Protección de datos personales

1. La Comunidad de Regantes de Villena tratará los datos recibidos a través del Canal de Denuncias de conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos. El tratamiento de los datos personales será con la finalidad de gestionar y resolver cualquier Consulta o Denuncia, así como para analizar la criticidad de los hechos comunicados, realizar en su caso una investigación sobre los posibles Incumplimientos, adoptar las medidas cautelares necesarias y en el caso de que sea necesario, iniciar las acciones internas o legales que correspondan.
2. Para poder cumplir con dichas finalidades se deberán recabar determinados datos personales e información, ya sea directamente a través de la Persona Denunciante, a través de la/s persona/es que determine Comunidad de Regantes de Villena o a través de Terceros autorizados contratados específicamente a tales efectos, que garantizarán el más alto nivel de confidencialidad y seguridad técnica.
3. Todas las Personas que pertenecen a la Comunidad de Regantes están obligadas y especialmente en el ámbito del Canal de Denuncias, a facilitar información propia, cierta, veraz y lícita, siendo los únicos responsables de las manifestaciones falsas o inexactas que proporcionen, así como de las consecuencias internas, administrativas y/o legales que sean de aplicación.
4. Comunidad de Regantes de Villena velará en todo caso porque los distintos canales de comunicación con la Junta Directiva constituyan un medio seguro, dotado de las medidas requeridas por la normativa sobre Protección de Datos Personales y seguridad de la información.

Artículo 14. Conservación de la información

1. Comunidad de Regantes de Villena y el Gestor del canal tratarán, gestionarán y conservarán la información y los datos personales contenidos en las Denuncias, investigaciones, informes y demás documentación de acuerdo con los plazos establecidos en la normativa vigente en materia de protección de datos y demás normativa de aplicación.
2. Dicha información, además, estará custodiada y será suprimida, bloqueada o anonimizada finalizados los plazos legales y de acuerdo con lo especificado en la normativa sobre Protección de Datos Personales y seguridad de la información.

Artículo 15. Declaración de cumplimiento

1. Puesto que el cumplimiento de las normas y estándares éticos compromete a toda la Comunidad de Regantes y constituye un objetivo estratégico para la misma, se espera que todo el personal conozca y respete el contenido de este reglamento.
2. Igualmente, y respecto de los Terceros con los que Comunidad de Regantes de Villena mantiene relaciones de negocio, se espera que desarrollen comportamientos alineados con la misma.
3. Comunidad de Regantes de Villena reaccionará de forma inmediata ante eventuales Incumplimientos establecidos en este reglamento, dentro de los parámetros establecidos en la legislación vigente.

Artículo 16. Régimen disciplinario

Las Personas que pertenecen a la Organización que infrinjan el presente Reglamento serán sancionadas de conformidad con lo establecido en la legislación vigente y la normativa interna de Comunidad de Regantes de Villena.